ABSTRAK
Budaya inovasi dan kreatif merupakan satu budaya yang diamalkan bagi memastikan penyampaian perkhidmatan dalam sektor awam bertaraf dunia sejajar dengan hasrat kerajaan melalui Lonjakan 7 Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pengajian Tinggi) - PPPM (PT) iaitu Ekosistem Inovasi.Budaya ini juga cuba diterapkan oleh warga Kolej Komuniti Pasir Mas dan Kolej Komuniti Cawangan Rantau Panjang. Sejak tahun 2018, KKPM telah menubuhkan Kumpulan Inovatif dan Kreatif sebagai satu kumpulan yang berdaya cipta bagi memastikan budaya penciptaan dapat diteruskan dari semasa ke semasa.Projek ini merupakan usaha sama semua pihak dalam Kumpulan Gold Thinking 4.0 untuk menambahbaik sistem pengurusan pejabat di jabatan. Sebagai langkah inovasi, kumpulan Gold Thinking 4.0 telah menambahbaik inovasi sedia ada bagi memudahkan staf dalam pengurusan maklumat agar lebih efektif dan efisen. Inovasi ini dikategorikan sebagai inovasi penyampaian perkhidmatan. Pelaksanaan projek ini telah memberi impak ketara dan positif kepada staf, meningkatkan kecekapan dan mengoptimumkan kos dalam menangani kekangan sumber kewangan dan sumber manusia, memanfaatkan keupayaan teknologi terkini dan memperkenalkan pendekatan penyampaian perkhidmatan baharu kepada staf. Integrated Office Management System (i-OM) V2 dikategorikan sebagai inovasi penambahbaikan di mana ianya merupakan idea inovasi yang wujud dalam sistem pengurusan pejabat secara manual.
Dengan adanya sistem ini, ia telah memberi impak terhadap pelaksanaan 5 elemen dalam i-OMV2 iaitu aspek masa dan kos. Elemen pertama adalah minit curai telah memendekkan masa penggunaan daripada 60 minit kepada 5 minit (91.7%). Elemen kedua, penggunaan e-memo dikalangan staf telah memendekkan tempoh penyediaan dan penyampaian maklumat dari 30 minit kepada 2 minit (93%). Impak kedua hasil daripada pengguna e-memo telah menjimatkan kos penggunaan kertas daripada 2528 keping kepada 84 keping dalam setahun (96.7%). Seterusnya elemen ketiga, impak dari segi masa penghantaran borang maklumbalas kursus adalah daripada 14 hari kepada 1 hari (92.9%). Elemen keempat, proses menyelesaikan aduan kerosakan aset jabatan dapat diselesaikan dengan segera daripada 14 hari kepada 3 hari (78.6%). Elemen kelima, penyediaan dan pemantauan laporan Bekerja Dari Rumah (BDR) lebih cepat dan efisien daripada 60 minit kepada 2 minit (96.7%).
Nilai tambah kepada i-OMV2 adalah sistem ini berkonsepkan pengurusan pejabat yang bersepadu di bawah satu sistem dengan menyokong pengurusan lean, Revolusi Perindustrian 4.0 dan IOT (Internet of Thing). Nilai tambah seterusnya adalah aspek notifikasi yang terdapat dalam i-OMV2 telah mengubah sikap staf supaya aktif dalam menggunakan email jabatan. Peningkatan ini dapat dilihat melalui statistik penggunaan email jabatan pada 30 Julai 2021 (15 orang staf) (45.8%) kepada 31 orang (94%) pada 16 Ogos 2021 menjadikan peningkatan 48.2%.
Inovasi ini dapat membantu mengurus proses maklumat jabatan dan meningkatkan kualiti pengurusan lean dalam organisasi. Keberkesanan yang diperolehi dengan pelaksanaan i-OMV2 dapat memberi kepuasan kepada staf terhadap pengurusan maklumat dan mewujudkan ekosistem pengurusan maklumat institusi agar lebih pintar dan sistematik. Melalui pelaksanaan sistem ini telah berjaya meningkatkan keyakinan warga kerja dalam melaksanakan tugas seharian. Dengan tercipta sistem ini, ia merupakan satu usaha jabatan untuk mencapai Visi dan Misi jabatan sebagai peneraju TVET terunggul yang melaksanakan pengurusan pejabat supaya seiring dengan Revolusi Perindustrian 4.0.